Tugas Softskill No.5 pengendalian dan sistem informasi akuntansi

PENGENDALIAN & SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Ancaman-ancaman atas SIA

• Salah satu ancaman yang dihadapi perusahaan adalah kehancuran karena bencana alam dan politik, seperti :

–        Kebakaran atau panas yang berlebihan

–        Banjir, gempa bumi

–        Badai angin, dan perang

• Ancaman kedua bagi perusahaan adalah kesalahan pada software dan tidak berfungsinya peralatan, seperti :

–        Kegagalan hardware

–        Kesalahan atau terdapat kerusakan pada software, kegagalan sistem operasi, gangguan dan fluktuasi listrik.

–        Serta kesalahan pengiriman data yang tidak terdeteksi.

• Ancaman ketiga bagi perusahaan adalah tindakan yang tidak disengaja, seperti :

–        Kecelakaan yang disebabkan kecerobohan manusia

–        Kesalahan tidak disengaja karen teledor

–        Kehilangan atau salah meletakkan

–        Kesalahan logika

–        Sistem yang tidak memenuhi kebutuhan perusahaan

• Ancaman keempat yang dihadapi perusahaan adalah tindakan disengaja, seperti :

–        sabotase

–        Penipuan komputer

–        Penggelapan

• Beberapa ancaman (threats) lainnya adalah :

1. Merekrut karyawan yang tidak kualified Hiring of unqualified
2. Pelanggaran hukum oleh karyawan (Violation of employment law)
3. Perubahan yang tidak diotorisasi opada file induk pembayaran (master payroll file)
4. Ketidakakuratan data waktu (Inaccurate time data)
5. Ketidakakuratan proses pembayaran
6. Pencurian atau kecurangan pendistribusian pembayaran
7. Kehilangan atau tidak terotorisasi data pembayaran
8. Performansi jelek

Mengapa ancaman-ancaman SIA meningkat?

• Peningkatan jumlah sistem klien/server memiliki arti bahwa informasi tersedia bagi para pekerja yang tidak baik.
• Oleh karena LAN dan sistem klien/server mendistribusikan data ke banyak pemakai, mereka lebih sulit dikendalikan daripada sistem komputer utama yang terpusat.
• WAN memberikan pelanggan dan pemasok akses ke sistem dan data mereka satu sama lain, yang menimbulkan kekhawatiran dalam hal kerahasiaan.

Lingkungan Pengendalian

• Lingkungan pengendalian terdiri dari faktor-faktor berikut ini :

1. Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika
2. Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi
3. Struktur organisasional
4. Badan audit dewan komisaris
5. Metode untuk memberikan otoritas dan tanggung jawab
6. Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia
7. Pengaruh-pengaruh eksternal

AKTIVITAS PENGENDALIAN

Aktivitas pengendalian bertujuan untuk mengarahkan karyawan agar karyawan dapat bertindak sesuai dengan arahan manajer.

• Aktivitas yang terkait dengan pelaporan keuangan. Meliputi: Perancangan dokumen yang baik dan penggunaan dokumen bernomor urut tercetak; Pemisahan tugas; Otorisasi atas transaksi; Pengamanan yang memadai; Cek independen atas kinerja rekan sekerja; Penilaian (valuation) atas jumlah yang mesti dicatat yang tepat
• Aktivitas yang terkait dengan pemrosesan informasi, meliputi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Aktivitas ini membantu memastikan reliabilitas dan integritas sistem informasi yang memproses informasi keuangan maupun informasi non keuangan.

Aktivitas pengendalian yang lain yang relevan dengan pelaporan keuangan adalah review atas kinerja, yang meliputi:

1. Membandingkan anggaran dan nilai aktual

2. Menganalisis kaitan antar data, melakukan investigasi dan tindakan korektif

3. Review atas kinerja fungsional atau area tertentu

Aktivitas Pengendalian

• Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian termasuk dalam satu dari lima kategori berikut ini :

1. Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai
2. Pemisahan tugas
3. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai
4. Penjagaan aset dan catatan yang memadai
5. Pemeriksaan independen atas kinerja

Aktivitas pengendalian dapat berupa:

Pengendalian pengolahan informasi mencakup:

• Otorisasi semestinya terhadap transaksi
• Dokumen dan catatan
• Pengecekan independen
• Pemisahan tugas
• Pengendalian fisik
• Review terhadap kinerja

PENGENDALIAN UMUM

Meliputi:

• Pengendalian organisasi.
• Pengendalian dokumentasi.
• Pengendalian akuntabilitas aktiva.
• Pengendalian praktik manajemen.
• Pengendalian operasi pusat informasi
• Pengendalian otorisasi
• Pengendalian akses

PENGENDALIAN ORGANISASI

Organisasi menetapkan hubungan kerja antara karyawan dan unit organisasi. Struktur organisasi dirancang sedemikian rupa sehingga menghasilkan organisasi yang independen. Organisasi yang independen adalah struktur organisasi yang memisahkan wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga fungsi yang tidak kompatibel dipisahkan. Selain melalui pemisahan tugas, pengendalian juga dicapai dengan monitoring.

Dalam sistem manual, karyawan yang menangani aktiva mesti dipisahkan dari karyawan yang memiliki otorisasi untuk melaksanakan suatu transaksi dan karyawan yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi.

Sistem informasi memiliki tanggung jawab untuk merekam dan memproses data. Oleh karena itu sistem informasi mesti independen dari semua departemen yang menggunakan data dan informasi tersebut. Departemen pengguna adalah departemen yang memiliki tanggung jawab untuk menginisiasi dan mengotorisasi transaksi. Selain itu, fungsi pengembangan sistem mesti dipisahkan dari sistem pemrosesan transaksi.

PENGENDALIAN DOKUMENTASI

Dokumentasi yang baik berguna untuk efisiensi dalam perbaikan bug sistem, untuk efisiensi dalam pengembangan tambahan aplikasi baru, serta untuk pelatihan karyawan dalam mengenalkan sistem aplikasi.

Dokumentasi yang diperlukan meliputi:

• Kebijakan terkait dengan sistem, seperti kebijakan pengembangan sistem, kebijakan pengujian sistem, kebijakan operasi computer, dan kebijakan penanganan bencana dan keamanan sistem.
• Dokumentasi aplikasi sistem, seperti flowchart, data flow diagram, kode rekening, deskripsi prosedur, prosedur koreksi kesalahan, prosedur pengendalian, deskripsi file (termasuk kamus data), format output sistem, dan deskripsi input output sistem.
• Dokumentasi program.
• Dokumentasi data
• Dokumentasi operasi
• Dokumentasi untuk pengguna.

PENGENDALIAN AKUNTABILITAS AKTIVA

Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga. Cara menjaga aktiva tersebut antara lain: